Para cualquier autónomo, la facturación no es solo una tarea administrativa: es el corazón de su actividad profesional.

Emitir facturas correctamente, llevar un control de los ingresos y gastos, y cumplir con las obligaciones fiscales son pasos imprescindibles para mantener un negocio en regla. Y la mejor forma de hacerlo es mediante un programa de facturación fiable, ágil y adaptado a la normativa vigente.

En esta guía práctica, te explicamos paso a paso cómo empezar a usar un programa de facturar si eres autónomo. Desde la elección del software hasta la automatización de tus impuestos, pasando por la configuración inicial y la emisión de tus primeras facturas.

Paso 1: ¿por qué usar un programa de facturar siendo autónomo?

Si trabajas por cuenta propia, no tienes tiempo que perder en papeleo, cálculos de IVA o archivos desordenados. Un programa de contabilidad para autónomos te permite centralizar toda tu gestión administrativa en un único entorno digital, seguro y accesible desde cualquier dispositivo.

Estas herramientas están diseñadas para ayudarte a emitir facturas de forma rápida y profesional. Además, te facilitan llevar un control riguroso de los cobros, registrar gastos deducibles, generar modelos fiscales (como el 303 o el 130), y automatizar tareas repetitivas que te hacen perder tiempo y concentración.

Además, contar con una herramienta digital alineada con la legislación española facilita el cumplimiento normativo. Sobre todo, ante nuevas normativas como la Ley Crea y Crece, que avanza hacia la facturación electrónica obligatoria.

Paso 2: elige una solución adaptada a tus necesidades reales

No todos los autónomos tienen las mismas necesidades. Por eso, es importante escoger un software que se adapte tanto a tu nivel de actividad como a tu sector. ¿Buscas algo sencillo para emitir facturas? ¿O necesitas una solución más completa que integre contabilidad, impuestos y gestión documental?

En este contexto, destacan los productos especializados de CEGID, una de las compañías líderes en software de gestión empresarial.

CEGID DiezFAC

Cegid DiezFAC es una solución de facturación pensada para profesionales que buscan agilidad, control y sencillez. Y es que, permite emitir facturas electrónicas, presupuestos, controlar cobros y pagos, aplicar retenciones, gestionar series de facturación y generar informes detallados.

Asimismo, su interfaz es muy intuitiva, ideal para autónomos que no quieren complicaciones pero sí profesionalidad. Este programa cumple con la normativa española vigente y está preparado para la facturación electrónica obligatoria. Además, permite trabajar desde la nube o instalarse en local.

CEGID Contasimple

Cegid Contasimple va un paso más allá, integrando la contabilidad, la facturación y la fiscalidad en un único entorno. Es perfecto para autónomos que quieren tener un control completo de su negocio sin tener que recurrir a una gestoría externa.

Permite llevar libros contables, calcular modelos fiscales automáticamente y gestionar el ciclo completo de ingresos y gastos. Igualmente, su diseño está pensado para personas sin conocimientos contables, con automatismos que facilitan muchísimo el trabajo diario.

Paso 3: configura correctamente tus datos fiscales

Una vez que hayas elegido tu software, es fundamental hacer una correcta configuración inicial. Esta primera configuración es lo que garantizará que todas tus facturas cumplan con los requisitos legales.

Asegúrate de introducir correctamente:

• Nombre o razón social.
• NIF o CIF.
• Dirección fiscal.
• Régimen de IVA (general, exento, recargo de equivalencia…).
• Tipo de retención de IRPF (habitualmente 7% o 15%).
• Información bancaria (opcional, pero recomendable).

Paso 4: emite tu primera factura profesional

Con los datos ya configurados, puedes empezar a emitir tus facturas. El proceso es mucho más sencillo de lo que imaginas:

1. Introduce los datos del cliente (nombre, NIF, dirección).
2. Define la descripción del producto o servicio.
3. Establece la base imponible, tipo de IVA y, si procede, IRPF.
4. Aplica descuentos o recargos si corresponde.
5. Guarda y genera la factura en PDF o envíala directamente por correo electrónico desde el software.

Paso 5: registra tus gastos y tickets deducibles

No basta con emitir facturas: también es esencial controlar tus gastos para deducirlos correctamente. Un buen software de facturación te permite registrar facturas de proveedores, tickets de compra, suscripciones, gasolina, dieta y clasificarlos automáticamente por categorías.

Esto te ayuda a:

• Calcular beneficios reales.
• Presentar correctamente tus modelos trimestrales.
• Tener visibilidad sobre la evolución de tu actividad.

Algunos programas incluso permiten escanear tickets con el móvil y subirlos directamente a tu cuenta.

Paso 6: automatiza la presentación de impuestos

Una de las funciones más valoradas por los autónomos es la generación automática de los modelos fiscales. Olvídate de hacer cálculos a mano: muchos softwares preparan por ti los modelos más importantes:

• Modelo 303 (IVA trimestral).
• Modelo 130 (IRPF).
• Modelo 390 (resumen anual de IVA).
• Modelo 347 (operaciones con terceros).

Con algunos, incluso puedes presentar los modelos directamente desde la plataforma, sin necesidad de acceder al portal de la Agencia Tributaria. Esto reduce errores, ahorra tiempo y garantiza el cumplimiento en tiempo y forma.

Paso 7: controla cobros, vencimientos y facturas pendientes

¿Te cuesta hacer seguimiento de qué clientes te han pagado y cuáles no? ¿Tienes miedo de olvidar un vencimiento?

Con tu programa de facturar puedes:

• Marcar las facturas como cobradas (total o parcialmente).
• Configurar alertas para vencimientos próximos.
• Enviar recordatorios automáticos de pago a tus clientes.
• Generar listados de impagos.

Paso 8: genera informes y estadísticas en tiempo real

Tener acceso a informes detallados es clave para tomar decisiones inteligentes como autónomo. Los programas de facturar para autónomos te ofrecen paneles con métricas claras y visuales:

• Facturación mensual y anual.
• Evolución de beneficios.
• Comparativas por cliente o producto.
• Historial de gastos e ingresos.
• Previsión de impuestos a pagar.

Estos datos te ayudarán a planificar inversiones, ajustar precios o incluso negociar con clientes.

Paso 9: asegura tus datos y cumple con la normativa

La ciberseguridad y el cumplimiento normativo son dos elementos clave en la gestión digital de cualquier autónomo. Al trabajar con software profesional te aseguras de:

• Tener copias de seguridad automáticas.
• Acceder a tus datos desde cualquier dispositivo.
• Cumplir con el RGPD.
• Estar preparado para la obligatoriedad de facturación electrónica.

Además, estos programas están en continua actualización conforme a los cambios legales, lo que te da total tranquilidad frente a Hacienda.

Paso 10: centraliza toda tu gestión en una única herramienta

El gran valor de usar un software como los de CEGID es que te permite unificar todas tus tareas de autónomo en una sola plataforma:

• Emitir facturas y presupuestos.
• Llevar la contabilidad al día.
• Presentar impuestos.
• Gestionar cobros y pagos.
• Subir y clasificar tickets de gastos.
• Consultar métricas y estadísticas.

La gestión como autónomo no tiene por qué ser una carga. Con las herramientas adecuadas, puedes convertir la facturación, los impuestos y el control financiero en procesos rápidos, seguros y automáticos.